موظف سكرتارية

[ميرا]

إدارة المراسلات: - استقبال المكالمات الهاتفية والرد عليها أو تحويلها إلى المعنيين - تلقي الرسائل الواردة (البريد الإلكتروني والبريد العادي) وتوزيعها على المعنيين - كتابة الرسائل الرسمية والتقارير والمذكرات وتنظيمها إعداد وتنظيم الاجتماعات: - تنظيم مواعيد الاجتماعات والفعاليات ومواءمتها مع جداول المديرين أو فرق العمل - إعداد القاعات وتجهيز المستلزمات الخاصة بالاجتماعات (مثل المواد التقديمية والملفات) - متابعة جدول الأعمال وتوزيع التوجيهات قبل الاجتماعات إدارة الملفات والسجلات: - ترتيب وتنظيم الملفات الورقية والإلكترونية بشكل يسهل الوصول إليها - المحافظة على سرية المعلومات الحساسة والتأكد من حفظها بطريقة آمنة - تصنيف الوثائق بحسب الأولوية إعداد التقارير والوثائق: - كتابة وتنسيق التقارير والمراسلات بشكل دقيق وواضح - إعداد محاضر الاجتماعات وتوثيق القرارات المتخذة ومتابعتها التعامل مع الزوار والعملاء: - استقبال الزوار والتأكد من ترتيب مواعيدهم مع المسؤولين - التواصل مع العملاء والرد على استفساراتهم، وتوجيههم إلى الأقسام المختصة - تقديم الدعم الإداري للمسؤولين والعملاء عند الحاجة تنسيق السفر والتسهيلات اللوجستية: - حجز تذاكر السفر والإقامة للموظفين أو الإدارة العليا - ترتيب جداول السفر وتنظيم كافة التفاصيل اللوجستية مثل المواصلات المتابعة مع الأقسام الأخرى: - التنسيق بين الأقسام المختلفة لتنفيذ المهام والقرارات - التأكد من تنفيذ الإجراءات الإدارية والتنظيمية بفعالية إدارة قواعد البيانات: - تحديث قواعد البيانات الخاصة بالعملاء أو الموظفين أو الموردين - إدارة وتخزين المستندات والبيانات بطريقة إلكترونية منظمة إعداد وتحضير المستندات المالية: - إعداد الفواتير، والميزانيات، وأوامر الشراء، وملفات المصروفات - متابعة حسابات الشركات أو الملفات المالية من خلال التنسيق مع الأقسام المالية دعم الإدارة العليا: - تقديم الدعم الإداري للمسؤولين أو المديرين في إدارة الوقت والأنشطة اليومية - تنظيم الأولويات والمساعدة في تنفيذ القرارات والاستراتيجيات الإدارية

موظف سكرتارية - تفاصيل الوظيفة - وظيفة.كوم

إدارة المراسلات: - استقبال المكالمات الهاتفية والرد عليها أو تحويلها إلى المعنيين - تلقي الرسائل الواردة (البريد الإلكتروني والبريد العادي

www.wadhefa.com