سكرتير

[ميرا]

إدارة المواعيد والتنظيم الزمني: - تنظيم مواعيد الاجتماعات: تحديد مواعيد الاجتماعات للمدير أو الفريق، وضمان عدم تعارض المواعيد - إعداد جداول الأعمال: تحضير جداول الأعمال للاجتماعات، وتوزيعها على الحضور مسبقًا - متابعة وتنظيم التقويم الشخصي: الحفاظ على تقويم شامل للمواعيد الهامة والأنشطة اليومية إعداد المراسلات والوثائق: - كتابة المراسلات: كتابة وتحضير رسائل البريد الإلكتروني، الرسائل الرسمية، والمذكرات - إعداد التقارير: مساعدة في إعداد التقارير الإدارية، وتوثيق المعلومات بشكل منظم - مراجعة الوثائق: التأكد من دقة المعلومات في المراسلات والوثائق وتنسيقها بشكل جيد استقبال المكالمات الهاتفية: - الرد على المكالمات: استقبال المكالمات الهاتفية وتوجيهها إلى الشخص المعني أو أخذ الرسائل إذا لزم الأمر - التعامل مع الاستفسارات: الرد على استفسارات المتصلين أو الزوار وتقديم المعلومات الأساسية ادارة المستندات والملفات: - تنظيم الأرشيف: تنظيم الملفات والوثائق بشكل دوري للحفاظ على الترتيب وسهولة الوصول إليها - حفظ الوثائق: تخزين المستندات الورقية والإلكترونية بطريقة منظمة وآمنة - مراجعة الوثائق: التأكد من أن الملفات والوثائق مكتملة وأصيلة تنظيم الاجتماعات والفعاليات: - إعداد الاجتماعات: حجز الأماكن، وترتيب المواد، وتنسيق تفاصيل الاجتماعات (مثل إعداد العرض التقديمي، تنظيم المكان، وتوفير اللوازم) - تدوين محاضر الاجتماعات: تدوين محاضر الاجتماع وتوزيعها على الحضور بعد الاجتماع التواصل مع الأطراف الداخلية والخارجية: - التنسيق بين الأقسام: التنسيق بين الأقسام المختلفة في الشركة أو المؤسسة لضمان سير العمل - التواصل مع العملاء: التواصل مع العملاء، الموردين، والشركاء التجاريين، وتقديم الدعم اللوجستي عند الحاجة إدارة البريد والمراسلات: - استلام البريد: استلام البريد الوارد وتوزيعه على المعنيين - إرسال البريد: إرسال المراسلات الرسمية عبر البريد العادي أو الإلكتروني إعداد التقارير المالية أو الإدارية: - إعداد البيانات المالية: في بعض الحالات، قد يتطلب الدور مساعدة في إعداد تقارير مالية أو إدارية بسيطة - متابعة الفواتير: متابعة الفواتير والمدفوعات ورفع تقارير للإدارة إدارة الملفات الإلكترونية والأنظمة: - إدارة البيانات الإلكترونية: استخدام أنظمة إدارة الملفات الرقمية لحفظ وتنظيم المستندات - التعامل مع البرمجيات: استخدام البرمجيات المكتبية مثل Microsoft Office، وبرامج إدارة البريد الإلكتروني، وبرامج المحاسبة أو CRM، حسب احتياجات العمل المهام اليومية: - إعداد وتقديم الدعم الإداري: تقديم المساعدة للأقسام المختلفة عند الحاجة - متابعة وتنفيذ التعليمات: متابعة تنفيذ الأعمال الإدارية والمهام المكلفة من قبل الإدارة العليا - القيام بالمهام اللوجستية: مثل حجز السفر للموظفين، تجهيز الأوراق اللازمة للرحلات أو الاجتماعات، وتنظيم التنقلات السرية والمهنية: - الحفاظ على السرية: الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة والبيانات الشخصية للموظفين والعملاء - الاحترافية في التعامل: التصرف بشكل مهني في جميع المواقف، سواء عند التعامل مع الزوار، الموظفين، أو العملاء التعامل مع الزوار: - استقبال الزوار: استقبال الزوار، تقديمهم للموظف المعني، أو تنظيم الجلسات وفقًا للمواعيد - إعداد الاستقبال: في حال كانت الزيارة رسمية، إعداد الاستقبال بشكل مناسب مساعدة في مهام أخرى عند الحاجة: - دعم فريق العمل: في بعض الحالات، قد يتطلب الدور مساعدة في تنفيذ بعض المهام البسيطة مثل تنظيم الأحداث أو تقديم الدعم للمشاريع الخاصة

https://www.wadhefa.com/view.php?job_id=83599