موظف سكرتارية

[سعيد]

المهام و المسئوليات: - الانابة عن مدير مكتب المدير العام في حالة عدم تواجده بسبب ظروف السفر والمرض والأجازات أو خلو المنصب - إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالمدير العام والمدير التنفيذى - إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام و المدير التنفيذي - المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة والترتيب - إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم - تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى - تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالمدير المباشر - حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب بالمدير المباشر بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها - إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم بالمدير المباشر وعرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات - إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالمدير المباشر و فهرسة هذه الرسائل - تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب بالمدير المباشر وفهرسة الفاكسات الصادرة - كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون المدير العام أو المدير التنفيذى طرفاً فيها - التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع - إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين - تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى وعرضها على المدير العام أو المدير التنفيذى و متابعة قرار المدير العام أو المدير التنفيذى بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها - التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية والكهربائية في حالة صالحة للعمل باستمرار وطلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة ومن خارجها ومتابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية بمكتب الإدارة العليا - التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا - توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المدير العام أو المدير التنفيذى و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة - حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و تنظيم رحلات العمل - تعليم و توجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم - كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه لمدير المكتب - حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء السكرتارية التنفيذية و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية

ÙÙظ٠سÙرتارÙØ©  - تÙاصÙ٠اÙÙظÙÙØ© - ÙظÙÙØ©.ÙÙÙ

المهام و المسئوليات: - الانابة عن مدير مكتب المدير العام في حالة عدم تواجده بسبب ظروف السفر والمرض والأجازات أو خلو المنصب

www.wadhefa.com